Erfahren Sie hier, wie sich bereits andere Ärzte wertvolle Zeit und Nerven im Arbeitsschutz erspart haben

Hinweis

Ausnahmslos ALLE Arztpraxen, die Geräte im Sinne des StrlschG bzw. der StrlschV verwenden, werden früher oder später durch die zuständige Bezirksregierung (Gewerbeaufsicht) überprüft. Alle anderen Arztpraxen werden aufgrund des neuen Arbeitsschutzkontrollgesetzes häufiger aufgesucht.

Diese Betriebskontrolle beinhaltet auch eine Überprüfung der Arbeitsschutzdokumentation, die in den meisten Fällen gar nicht oder nur unzureichend vorhanden ist. Darüber hinaus verpflichtet das neue Arbeitsschutzkontrollgesetz die behördliche Kontrolldichte zu erhöhen.

Handeln Sie rechtzeitig, bevor vermeidbare Bußgelder überhaupt möglich werden können.

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Eingesparte Zeit:

• Mindestens 124 Stunden (einmalig)
• Mindestens 5,5 Stunden (monatlich)

Eingesparte Nerven:

• Unbezahlbar

Ausgangslage

Das MVZ wurde bereits durch ein großes Beratungsunternehmen (Deutschlandweit 3500 Mitarbeiter) arbeitssicherheitstechnisch betreut.

Eines Tages hat sich die Bezirksregierung für die Überprüfung der Arbeitsschutzorganisation angekündigt. Nach kurzer Vorprüfung durch den beauftragten Berater hat dieser die Unbedenklichkeit und Konformität bestätigt.

Problem

Doch am Prüfungstag konnte die Bezirksregierung keine nennenswerte Arbeitsschutzorganisation vorfinden. Selbst die grundlegendsten Dokumente waren nicht vorhanden, die aber für jede Sicherheitsfachkraft (Sifa) das Tagesgeschäft bedeuten.

Die Geschäftsführung hatte sich von der Sifa gemäß § 5 Arbeitssicherheitsgesetz im guten Glauben beraten lassen und wurde durch deren fahrlässige Beratung enttäuscht.

Der Aufsichtsbeamte war sichtlich verärgert, hat die Prüfung aufgrund der gravierenden Mängel abgebrochen und eine Frist von lediglich 6 Wochen gesetzt.

Durch die Suche nach einer neuen Fachkraft für Arbeitssicherheit wurde wertvolle Zeit vergeudet, wodurch ein Antrag auf Fristverlängerung unvermeidbar war.

Ziel

Sämtliche Anforderungen seitens der Bezirksregierung zu erfüllen, bei gleichzeitigem minimalem Arbeitsaufwand für MVZ Much.

Lösung

✅ Aufgrund der inhaltlichen Ausführungen und behördlichen Referenzen konnte im Rahmen der Kommunikation zwischen ASKB und der Bezirksregierung ein neuer Wunschtermin vereinbart werden. Der Aufsichtsbeamte hatte die Arbeiten von ASKB bereits in der Vergangenheit persönlich kennengelernt.

✅ Zeitgleich wurde der bestehende Vertrag mit dem großen Dienstleister umgehend gekündigt und, trotz eines 8-monatigen Auslaufens, eine neue Vereinbarung mit ASKB abgeschlossen.

✅ ASKB konnte die gesamte Arbeitsschutzorganisation neu strukturieren bzw. aufbauen und der Geschäftsführung unterschriftsreif vorlegen. Nach einer schriftlichen und mündlichen Einweisung in die Dokumente besaßen die Verantwortlichen entsprechende Handlungskompetenzen, um letzte Maßnahmen umzusetzen und nötige Arbeitsanweisungen zu erteilen.

„Der Einsatz von ASKB hat mir als Geschäftsführerin nicht nur massiv den Rücken freigehalten, sondern auch glasklare Anleitungen und strukturierte Präsentationen geliefert, um meine Mitarbeiter rechtssicher unterweisen zu können.“

Prüfungstag / behördliches Audit

Es musste lediglich eine schriftliche Stellungnahme abgegeben werden, dass sämtliche Mängel behoben wurden, da die Praxis bereits einen Umzug in ein anderes Gebäude geplant hatte. Nach dem Umzug ist garantiert mit einem erneuten Besuch zu rechnen…

Fazit

1. Ein Berater ist noch lange kein Dienstleister. Denn ein Berater erstellt keine Arbeitsschutzdokumente, sondern erklärt Ihnen lediglich, wie es geht.
2. Als Praxisinhaber oder Geschäftsführung ist man für den Arbeitsschutz generell verantwortlich. Selbst mit einer beauftragten Sifa kann man sich aus dieser Verantwortung nicht rauskaufen.
3. Daher ist es wichtig, in regelmäßigen Abständen den Status Quo seiner Sicherheitsfachkraft zu hinterfragen und sich zumindest rudimentäre Grundkenntnisse anzueignen.
4. Kommunizieren Sie detailliert ihre Erwartungshaltung gegenüber dem Berater oder Dienstleister, damit Sie am Ende rechtlich abgesichert sind und zeitgleich so wenig Arbeit wie möglich haben.

„Nach der großen Enttäuschung und falschen Beratung eines Marktführers sind wir froh, mit Herrn Heidkamp einen echten Experten gefunden zu haben, der für uns die Bezirksregierung zufriedenstellen konnte und uns weiterhin im Arbeits- und Brandschutz den Großteil der Arbeit abnimmt.“

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„m71 hat wieder mehr Zeit für die Patientenbehandlung und zeitgleich wird das Praxismanagement im Arbeitsschutz um 95 % entlastet.“

Eingesparte Zeit:

• Mindestens 148 Stunden (einmalig)
• Mindestens 6 Stunden (monatlich)

Eingesparte Nerven:

• Unbezahlbar

Ausgangslage

m71 ist eine repräsentative zahnärztliche Gemeinschaftspraxis, die für ihre Räumlichkeiten bereits Designpreise und Auszeichnungen erhalten hat. Sämtliche Hygienestandards wurden und werden eingehalten.

Doch nur Hygienestandards alleine reichen nicht aus und umso größer war die Überraschung, als sich die Bezirksregierung kurz vor Weihnachten angekündigt hat.

m71 wurde bereits durch ein im Gesundheitsdienst bekanntes Beratungsunternehmen arbeitssicherheitstechnisch betreut. Der Dienstleister hatte viele Arztpraxen unter Vertrag.

Bei der Überprüfung der Dokumente ist sofort aufgefallen, dass diese stark veraltet waren und auch nicht mehr mit den Räumlichkeiten übereinstimmten. Die beauftragte Sicherheitsfachkraft ist ihrer gesetzlichen Bringschuld nicht nachgekommen, was nicht dem Sinne einer Dienstleistung entspricht.

Probleme

1. Die Patienten wollen noch kurz vor Weihnachten ihre Bonushefte füllen, die Praxiseigentümer sind bereits im Urlaub und das restliche Personal hat keine Zeit für bürokratischen Arbeitsschutz.
2. Der Termin konnte zwar auf den 05.01. verschoben werden, was aber die Sache aufgrund der Ferienzeit nicht wirklich besser machte. Es blieben 3 Wochen Zeit – über die Weihnachtstage und Neujahr…
3. Aufgrund der Weihnachtsferien konnte/wollte das Beratungsunternehmen nicht helfen und sah keinerlei Schuld bei sich.
   Anmerkung: Generell ist der Arbeitgeber für den Arbeitsschutz verantwortlich, aber die Sifa hat eine Beratungs-, Unterstützungs- und Hinwirkungspflicht um den Arbeitsschutz voranzutreiben.

Ziele

1. In extrem kurzer Zeit einen Dienstleister finden, der freie Kapazitäten hat alles neu zu überarbeiten bzw. komplett neu aufzustellen
2. Den Termin unbeschadet überstehen und eine gesetzeskonforme Arbeitsschutzorganisation vorweisen, bei gleichzeitigem minimalem Arbeitsaufwand für das Praxispersonal.

Lösung

Vollgas!!! 💪

✅ In Rekordzeit konnte ASKB über die Feiertage die gesamte Arbeitsschutzorganisation grundlegend neu aufbauen. Nach einer mündlichen Einweisung in die Unterlagen konnten die Verantwortlichen letzte Maßnahmen am 31.12. umsetzen. Zeitgleich wurde der bestehende Vertrag mit dem großen Dienstleister gekündigt.

„In dieser kurzen Zeit hätten wir das niemals alleine hinbekommen,
weil dazu ein enormes Fachwissen benötigt wird.“

Prüfungstag / behördliches Audit

Nach der Begehung und Sichtung der Arbeitsschutzdokumentation erklärte die Aufsichtsperson die Betriebsprüfung als „mit Sternchen bestanden“.

Fazit

1. Verlassen Sie sich niemals auf ein Lockangebot von 400 € im Quartal.
2. Wenn ein Angebot auf den ersten Blick unwiderstehlich preiswert erscheint, werden Sie Ernstfall IMMER negativ überrascht sein…
3. Denn Arbeitsschutz ist keine Versicherung, die man einfach nur abschließt.
4. Abgesichert sind Sie erst, wenn die entsprechenden Arbeitsschutzdokumente für ihre Praxis fachkundig und rechtskonform erstellt worden sind.
5. Entscheidend ist, was Sie am Ende für den Preis erhalten und ob dieses Angebot auch tatsächlich ihre Erwartungen erfüllt.

„Durch Herrn Heidkamps Einsatz hatten wir nur einen sehr geringen Zeitaufwand,
weil uns am Ende die Dokumente unterschriftsreif vorgelegt worden sind.“

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„An diesem Betrieb können sich viele Praxisinhaber ein Beispiel nehmen!“

Eingesparte Zeit:

• Mindestens 95 Stunden (einmalig)
• Mindestens 4 Stunden (monatlich)

Eingesparte Nerven:

• Unbezahlbar

Ausgangslage

Fr. Dr. Khan wollte abgesichert sein und daher proaktiv tätig werden. Doch Arbeitsschutzrechtliche Aspekte waren aber kein Teil des Medizinstudiums und somit ein Buch mit sieben Siegeln.

Die s.g. alternative bedarfsorientierte Betreuung (Unternehmermodell), wozu entsprechende Fortbildungen besucht werden müssen, stellte keine realistische Option dar. Denn nach den Fortbildungen beginnt die eigentliche zeitraubende Arbeit – die rechtskonforme Erstellung der Arbeitsschutzdokumentation.

Und derartige Dokumente müssen fortlaufend gepflegt und angepasst werden. Doch wie soll man im Arbeitsalltag alle Änderungen mitbekommen und dann auch noch die Zeit finden, diese fachgerecht einzupflegen?

Ziele

Einen Anbieter finden, der

1. nicht nur berät,
2. sondern auch die Dokumente erstellt,
3. den Großteil der Arbeit abnimmt,
4. ein Spezialist für Arztpraxen ist, dem man nichts erklären muss, und
5. dadurch eine überdurchschnittliche Rechtssicherheit erhält.

Lösung

✅ Nach einem ersten Beratungstermin konnte Fr. Dr. Khan die notwendige Begehung an eine langjährige Mitarbeiterin delegieren und hatte somit Zeit, wertschöpfenden Tätigkeiten nachzugehen.

✅ Im Hintergrund hat ASKB die Arbeitsschutzorganisation aufgebaut und nach der Beendigung von Teilabschnitten regelmäßig Bericht erstattet, um mögliches Feedback kurzfristig berücksichtigen zu können.

„Lieber in ruhigen Zeiten agieren, als in unpassenden Momenten zu reagieren!“

Fazit

Da keine Bezirksregierung oder BGW in dem Prozess involviert war, konnte Fr. Dr. Khan ergänzende Unterlagen stressfrei zusammentragen und ASKB zusenden. Am Ende wurden die Dokumente ohne Zeitdruck erstellt und in Ruhe überprüft – dank des proaktiven und vorbildlichen Handelns von Fr. Dr. Khan.

„Als Arbeitgeberin habe ich Gehälter zu zahlen und das Geld wird nun mal im Behandlungszimmer verdient. Als behandelnde Zahnärztin bin ich somit auf die Hilfe von Experten wie Herrn Heidkamp angewiesen, welche die Dinge schneller und günstiger erledigen können, als es mein eigener Stundensatz zulassen würde. Das war für mich eine einfache Rechnung.“

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„Was zur Hölle haben Baumfällarbeiten mit einer Zahnarztpraxis zu tun???“

Eingesparte Zeit:

• Mindestens 82 Stunden (einmalig)
• Mindestens 4 Stunden (monatlich)

Eingesparte Nerven:

• Unbezahlbar

Ausgangslage

Die Praxis wurde bereits einige Jahre von einem Unternehmen arbeitssicherheitstechnisch betreut. Ein paar Unterlagen waren dazu ebenfalls vorhanden.

Dann hat sich die Bezirksregierung für die Überprüfung der Arbeitsschutzorganisation angekündigt. Nach kurzer Vorprüfung durch das kooperierende Beratungsunternehmen hat dieses die Unbedenklichkeit und Konformität bestätigt.

Doch Fr. Groß hatte ein negatives Bauchgefühl und wollte sich nochmal zusätzlich absichern. Zeitgleich wurde sie durch eine Werbeanzeige auf ASKB aufmerksam. Nach einem kurzen Telefonat wurde der Auftrag für eine Begehung und Überprüfung der bestehenden Unterlagen erteilt.

Problem

Bereits bei der normalen Begehung wurden erste Mängel in unterschiedlichen Gefährdungsgraden festgestellt.

Die Überprüfung der Unterlagen, welche durch den damaligen Dienstleister erstellt wurden, brachten teils abenteuerliche Erkenntnisse zum Vorschein:

• Es fehlten immer noch viele Dokumente (diverse Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen, Unterweisungen etc.)
• Die bestehenden Dokumente waren inhaltlich unvollständig (Der Abschnitt „Wirksamkeitskontrolle“ fehlte in allen Gefährdungsbeurteilungen)
• Die bestehenden Dokumente waren inhaltlich nichtzutreffend („Auf einen sicheren Stand der Leiter achten: Z.B. bei Baumfällarbeiten“)
• Die bestehenden Dokumente waren inhaltlich mangelhaft (Quellenangaben zu Vorschriften, die seit 11 Jahren nicht mehr existieren)

Das Beratungsunternehmen wurde mit den Ergebnissen konfrontiert, reagierte beleidigt und meinte, dass diese Dokumente nur eine Nettigkeit waren und eigentlich extra bezahlt werden müssten. ➔ Für diese mangelhafte „Nettigkeit“ soll man normalerweise auch noch Geld bezahlen?

➤ Wie sollte man jetzt nach diesem Vertrauensverlust weiter zusammenarbeiten?

➤ Findet man innerhalb kürzester Zeit eine neue Fachkraft für Arbeitssicherheit, und woher weiß man, dass es nicht wieder ein Reinfall wird?

➤ Die Zeit (Termin der Bezirksregierung) saß Frau Groß im Nacken. Zeitgleich war sie der Umsatzbringer ihrer eigenen Praxis und hatte somit keine Kapazitäten frei.

„Da ich die unbrauchbaren Unterlagen meines alten Dienstleisters gesehen habe, war mir klar, wie viel Arbeit dahintersteckt, wenn man das alles noch rechtskonform aufbereiten oder gar neu erstellen muss. Diese Zeit hatte ich einfach nicht.“

Ziel

Den Prüfungstermin der Bezirksregierung bußgeldfrei überstehen.

Lösung

✅ Nach wenigen Tagen wurde ASKB mit der Durchführung beauftragt. Das fundierte Begehungsprotokoll, die Expertise und die aufgedeckten Mängel hatten Fr. Groß überzeugt.

✅ Die von ASKB beantragte Fristverlängerung wurde problemlos auf ein späteres Wunschdatum genehmigt und verlegt.

✅ ASKB musste die gesamte Arbeitsschutzorganisation neu strukturieren bzw. aufbauen, weil die alten Unterlagen nicht verwertbar waren.

✅ Mit nur minimalstem Aufwand für Fr. Groß konnten ihr am Ende sämtliche Dokumente unterschriftsreif vorgelegt werden.

✅ Nach einer letzten Vorbesprechung und Zusammentragung aller Unterlagen (z.B. auch Nachweise über den Strahlenschutz) war das Praxisteam für die bevorstehende Prüfung gerüstet.

Prüfungstag / behördliches Audit

Nach einer kurzen Begehung und der Sichtung sämtlicher Unterlagen war der Prüfer positiv überrascht, weil er „normalerweise immer etwas findet“. Somit hat der gesamte Aufenthalt nur ca. 1 Stunde gedauert und Fr. Groß konnte sich wieder der Patientenbehandlung widmen.

Fazit

Wer den Arbeitsschutz weitgehend outsourcen möchte, aber sich dazu keine rudimentären Grundkenntnisse aneignet, läuft Gefahr „betrogen“ zu werden. Denn die Gesamtverantwortung verbleibt generell beim Praxisinhaber.

Bei inhaltlichen Bedenken ist es ratsam, eine zweite unabhängige Meinung einzuholen, wenn ein klärendes Gespräch nicht zielführend bzw. unbefriedigend ausgefallen ist.

Für einen niedergelassenen Arzt ist es wirtschaftlich obligatorisch, so viel wie möglich vom Arbeitsschutz auszugliedern. ➤ Der Arzt bzw. die Ärztin ist der finanzielle Flaschenhals einer Praxis. Um Patienten fachgerecht zu behandeln und Gehältern pünktlich zu zahlen, muss dieser Flaschenhals von unwirtschaftlichen und bürokratischen Tätigkeiten möglichst ferngehalten werden.

„Bei ASKB habe ich das gute Gefühl, an den richtigen Dienstleister geraten zu sein. Dies hat sich bereits durch die beanstandungsfreie Prüfung der Bezirksregierung bestätigt, womit ich im Voraus (dank Herrn Heidkamp) keine nennenswerte Arbeit hatte.“

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